« Est-ce que je peux faire passer ça sur la société ? »
C’est probablement l’une des questions les plus fréquentes posées à un expert-comptable.
Restaurant, téléphone, ordinateur, véhicule, abonnement internet, vêtements… La frontière entre dépense professionnelle et dépense personnelle n’est pas toujours évidente. Alors, quelles sont les dépenses déductibles en entreprise ?
Non, payer une dépense avec la carte bancaire de la société ne suffit pas à la transformer en charge professionnelle.
Alors, comment savoir si une dépense peut réellement être prise en charge par votre entreprise ?
L’essentiel à retenir
Pour être déductible du résultat fiscal, une dépense doit notamment :
- être engagée dans l’intérêt de l’entreprise et se rattacher à sa gestion normale
- correspondre à une dépense réelle
- être correctement comptabilisée
- pouvoir être justifiée, notamment par une facture
- ne pas faire partie des dépenses expressément exclues par la réglementation
Une dépense personnelle reste donc personnelle, même si elle a été réglée depuis le compte bancaire professionnel.
Quelles sont les dépenses déductibles en entreprise ?
Il n’existe pas une liste universelle applicable à toutes les entreprises.
Une même dépense peut être parfaitement justifiée pour une activité et beaucoup plus difficile à défendre pour une autre.
Voici néanmoins quelques exemples de dépenses déductibles, sous réserve de respecter les conditions applicables à chaque situation.
Restaurant et repas professionnels
Un repas pris avec un client, un prospect ou un partenaire dans le cadre de l’activité peut constituer une dépense professionnelle.
Certains frais de repas engagés lors de déplacements professionnels peuvent également être pris en compte.
Dans tous les cas, il est important de conserver la facture et de pouvoir expliquer le contexte professionnel de la dépense.
Un dîner avec un client pour parler d’un projet n’a évidemment pas la même nature qu’un restaurant en famille le dimanche midi.
Téléphone et abonnement internet
Téléphone professionnel, forfait mobile ou abonnement internet peuvent être pris en charge lorsqu’ils sont nécessaires à l’activité.
Mais que se passe-t-il si vous utilisez le même téléphone ou la même connexion internet pour travailler et pour votre usage personnel ?
On parle alors de dépense mixte.
Seule la part correspondant à l’utilisation professionnelle peut être déductible. Une répartition cohérente doit donc être réalisée entre usage professionnel et personnel.
Ordinateur et matériel informatique
Ordinateur, écran, imprimante, logiciels ou autres équipements nécessaires à l’activité peuvent généralement être pris en compte par l’entreprise.
Attention : déductible ne signifie pas nécessairement comptabilisé immédiatement en charge.
Selon sa nature et son montant, un équipement destiné à être utilisé durablement peut devoir être comptabilisé comme une immobilisation et déduit progressivement par le biais des amortissements.
Une tolérance fiscale permet toutefois de comptabiliser directement en charges certains matériels et logiciels de faible valeur, notamment lorsque leur montant unitaire n’excède pas 500 € HT.
Véhicule et déplacements professionnels
Les dépenses liées aux déplacements professionnels peuvent également être prises en compte : carburant, entretien, assurance, péages, loyers d’un véhicule en location…
Mais la fiscalité automobile est un peu plus capricieuse que ce simple inventaire.
Les règles varient notamment selon :
- le type de véhicule
- son mode de détention ou de financement
- son utilisation professionnelle ou mixte
- son niveau d’émissions
- le régime fiscal de l’entreprise
Pour les véhicules, mieux vaut donc vérifier le traitement applicable avec votre expert-comptable plutôt que de partir du principe que toutes les dépenses sont automatiquement déductibles.
Pour aller plus loin
Retrouvez les conditions générales de déductibilité des charges professionnelles sur le site officiel de Service Public.
Quelles dépenses demandent davantage de vigilance ?
Toutes les dépenses déductibles doivent répondre à des conditions précises.
C’est généralement ici que commence le territoire du fameux : « Oui mais j’en ai besoin pour travailler… ».
Et malheureusement, cela ne suffit pas toujours.
Les vêtements
Vous avez acheté un costume uniquement pour rencontrer vos clients ?
Fiscalement, un vêtement pouvant être porté dans la vie courante reste généralement une dépense personnelle, même s’il est principalement utilisé pour travailler.
À l’inverse, certaines tenues spécifiques ou nécessaires à l’exercice d’une profession peuvent constituer une dépense professionnelle : équipements de protection, vêtements de travail spécifiques, uniformes…
L’abonnement à une salle de sport
Pour la majorité des dirigeants, l’abonnement personnel à une salle de sport ne constitue pas une dépense nécessaire à l’activité de l’entreprise.
Des situations particulières peuvent naturellement exister lorsque l’activité professionnelle elle-même justifie directement cette dépense.
Les achats personnels
Vacances, courses alimentaires personnelles, vêtements du quotidien, loisirs ou achats destinés à la famille n’ont pas vocation à être supportés par l’entreprise.
Attention : utiliser la carte professionnelle ne change pas la nature de la dépense.
Les achats personnels ne font pas partie des dépenses déductibles de l’entreprise, même lorsqu’elles apparaissent sur son compte bancaire.
Comment gérer une dépense à usage mixte ?
C’est une situation très fréquente.
Téléphone, internet, véhicule ou encore certaines dépenses liées à un espace utilisé pour travailler à domicile peuvent avoir un usage mixte.
Dans ce cas, le principe est de déterminer une répartition raisonnable entre :
PART PROFESSIONNELLE
Potentiellement déductible
PART PERSONNELLE
Non déductible
La clé de répartition doit pouvoir être justifiée et rester cohérente avec l’utilisation réelle du bien ou du service.
Charge déductible et TVA récupérable : est-ce la même chose ?
Parmi les dépenses déductibles, toutes ne permettent pas nécessairement de récupérer la TVA.
Le fait qu’une dépense soit admise en déduction du résultat de l'entreprise ne signifie pas automatiquement que toute la TVA correspondante peut être récupérée.
Les règles de récupération de TVA répondent à leurs propres conditions et certaines dépenses font l’objet de restrictions particulières.
Il faut donc distinguer deux questions :
1
La dépense peut-elle être déduite du résultat fiscal ?
2
La TVA payée sur cette dépense peut-elle être récupérée ?
La réponse peut être différente selon la nature de l’achat et la situation de l’entreprise.
Attention au cas particulier de la micro-entreprise
Vous êtes micro-entrepreneur ? Le fonctionnement est différent.
Sous le régime micro-BIC ou micro-BNC, vos dépenses professionnelles ne sont pas déduites une par une de votre chiffre d’affaires pour calculer votre résultat imposable.
L’administration fiscale applique un abattement forfaitaire destiné à tenir compte de vos charges professionnelles.
Exemple : Acheter un ordinateur ou payer un abonnement professionnel reste évidemment une dépense liée à votre activité, mais cela ne signifie pas que vous pourrez déduire son montant réel de votre chiffre d’affaires déclaré dans le cadre du régime micro.
Les 3 questions à se poser avant de passer une dépense en entreprise
Pour identifier les dépenses déductibles, posez-vous trois questions simples avant de sortir la carte professionnelle :
1
Cette dépense a-t-elle un lien réel avec mon activité ?
2
Puis-je expliquer et justifier son caractère professionnel ?
3
Ai-je conservé une facture ou un justificatif conforme ?
Si une dépense bénéficie également à votre vie personnelle, une question supplémentaire s’impose :
Quelle part correspond réellement à mon activité professionnelle ?
Si vous devez construire une plaidoirie pour expliquer pourquoi votre week-end à Ibiza était indispensable au développement commercial de votre boulangerie… le doute est probablement déjà un indice.
En cas de doute, demandez avant d’acheter
Il n’existe pas de liste magique des dépenses déductibles en entreprise : leur prise en charge dépend de plusieurs critères propres à chaque situation.
Le traitement dépend notamment de l’activité exercée, du régime fiscal, de l’utilisation réelle de la dépense et de la situation de l’entreprise.
Le meilleur réflexe reste donc de poser la question avant d’engager une dépense inhabituelle.
Quelques minutes avec votre expert-comptable peuvent éviter une mauvaise comptabilisation ou la remise en cause ultérieure d’une charge.
Une dépense vous fait hésiter ?
Restaurant, véhicule, matériel, abonnement ou achat atypique : l’équipe ACE & Associés peut vous aider à déterminer le traitement adapté à votre situation.
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